Hợp đồng: Từ góc nhìn của một Luật sư nội bộ

Hôm rồi, uống cafe với một người bạn, mới chuyển sang phụ trách mảng pháp chế của Công ty. Bạn than việc ngập đầu. Riêng cái việc review Hợp đồng đã ngốn của bạn rất nhiều thời gian. Đội bán hàng sửa một kiểu, đối tác sửa một kiểu, các phòng ban khác sửa kiểu khác. Là “người gác đền”, bạn phải xem cho bằng hết những sửa đổi từ đầu đến cuối. Ôi còn gì là đời!

Nhân đó, xin chia sẻ một chút trải nghiệm [hoặc gọi là kinh nghiệm cũng được] khi tôi còn làm Head of Legal & Compliance của một FMCG.

Giải pháp cho vấn đề này có hai giải pháp: Ngắn hạn và Dài hạn. Trong khuôn khổ bài này, xin bàn giải pháp ngắn hạn [mang tính chữa cháy], còn giải pháp dài hạn xin khất trong dịp khác. Theo đó, có hai vấn đề cần làm:

Một là: Phải xây dựng các Hợp đồng mẫu.

Tùy theo ngân sách và qui mô của Công ty mà tự mình xây dựng hoặc nhờ các Hãng Luật bên ngoài làm điều này [Lưu ý thêm là không cứ lawfirm thuộc legal 500 là sẽ soạn Hợp đồng tốt. Bởi trên thực tế, các hợp đồng trong các lĩnh vực chuyên biệt, ngoài kiến thức pháp lý thì sự am hiểu về ngành là một trong những nhân tố quyết định chất lượng của một cái Hợp đồng]. Tuy nhiên, lời khuyên là nên sử dụng tư vấn ngoài để đạt hiệu quả cao nhất [Về kỹ thuật thỏa thuận & Phối hợp giữa Luật sư In-house và các Lawfirm trong việc thực hiện các công việc trong doanh nghiệp, có thời gian sẽ bàn kỹ hơn].

Hai là: nên tiến hành việc huấn luyện nội bộ về cách sử dụng Hợp đồng mẫu.

Tôi cứ nhớ mãi lời của ông sếp đã từng nói “Anh đang là một ngôi sao trong Công ty này. Và theo tôi, đó là thành công về mặt chuyên môn nhưng đồng thời, nó cũng là sự thất bại lớn về mặt quản lý. Bởi một ngôi sao chỉ tỏa sáng trên một bầu trời đêm. Nhưng nếu bầu trời có hàng vạn ngôi sao, anh sẽ không thấy ngôi sao nào sáng nữa”.

Tác dụng của việc huấn luyện và/hoặc tập huấn nội bộ đó là khi nhân viên “lên tay”, các Hợp đồng được thỏa thuận sẽ tốt hơn. Cũng có nghĩa việc của bạn với tư cách là một in-house counsel sẽ nhẹ nhàng.

Có hai nội dung mà tôi muốn bạn nắm khi tiến hành tập huấn nội bộ:

-        Đối tượng được tập huấn không chỉ bao gồm nhân viên của bộ phận Pháp chế mà phải mở rộng ra TOÀN BỘ những bộ phận nào sử dụng Hợp đồng mẫu. Ví dụ: bộ phận bán hàng [sale], là đối tượng đi thương thảo, thì họ phải được tập huấn để biết cách xài “đồ của nhà”.

-        Nội dung tập huấn: hãy nhớ rằng cho dù là Hợp đồng nào, thì về đại thể sẽ chia thành hai nhóm: điều khoản pháp lý và điều khoản thương mại. Ví dụ, những thứ làm cho Hợp đồng vô hiệu, các bảo đảm thực hiện nghĩa vụ...nên cân nhắc không cho sửa. Nhưng các điều khoản về thương mại, thì không chỉ được sửa, mà một in-house counsel cao tay phải chỉ cho nhân viên sale biết QUÃNG DAO ĐỘNG khi đàm phán. Ví dụ: quãng dao động về công nợ từ 30 -60 ngày. Vậy, nên thỏa thuận thế nào....

Với những cách làm này, tôi hi vọng bạn sẽ tìm thấy những điều hữu ích và không còn quay cuồng với việc review các Hợp đồng nữa. Và nhớ một điều, nghề Pháp chế rất thú vị, chứ không buồn chán nhưng đa phần vẫn nghĩ. Tôi cam đoan đấy.