Tranh chấp quản trị 03: Qui trình họp Đại Hội Đồng Cổ Đông

Vụ việc

Ngày 21/11/2011, Hội đồng quản trị CTCP công nghệ thực phẩm Hải Phòng [sau đây gọi tắt là Công Ty Hải Phòng] ra quyết định bãi nhiệm chức vụ giám đốc công ty với bà Nguyễn Thị Tuyết Len và bổ nhiệm bà Đặng Thị Hồng Hải thay thế. Theo đó, bà Len có trách nhiệm bàn giao công việc và các giấy tờ mà bà đang quản lý nhưng bà không thực hiện việc bàn giao và không tổ chức ĐHĐCĐ từ năm 2010.

Mâu thuẫn trong công ty kéo dài. Vì vậy Chủ tịch HĐQT đã gửi thông báo mời họp đến các thành viên của HĐQT về việc họp HĐQT (dự kiến tiến hành ngày 25/4/2013) nhưng bà Nguyễn Thị Tuyết Len từ chối không nhận thông báo. Trong cuộc họp này, HĐQT đã biểu quyết triệu tập họp ĐHĐCĐ bất thường (dự định tiến hành ngày 28/5/2013) để phê chuẩn quyết định của HĐQT về việc bãi nhiệm, bổ nhiệm chức vụ giám đốc.

Ngày 10/06/2013 một nhóm các cổ đông của công ty đã khởi kiện yêu cầu tòa án hủy quyết định của ĐHĐCĐ bất thường của CTCP công nghệ thực phẩm Hải Phòng diễn ra vào ngày 28/05/2013 do ông Ngô Văn Thẳng, chủ tịch HĐQT triệu tập vì lí do vi phạm quy định của pháp luật và điều lệ của công ty. Cụ thể:

    HĐQT không tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên mà thay vào đó là ĐHĐCĐ bất thường.

    HĐQT không gửi thông báo và tài liệu họp cho phần lớn các cổ đông: chỉ một số cổ đông nhận được giấy mời họp và thông báo chung chung, bà Liên, bà Hằng không nhận được; bà Đông chỉ nhận được phong bì không của công ty; ông Hải, bà Hiền nhận được nhưng không có báo cáo tài chính.

    Các cổ đông của công ty có văn bản kiến nghị bổ sung chương trình đại hội các kiến nghị: đề cử thành viên giám sát để dảm báo tính khách quan, miễn nhiệm chức vụ của các thành viên HĐQT gồm: ông Thẳng, ông Long và bà Mai; bỏ nội dung bầu bà Hải làm giám đốc nhưng không được ông Thẳng (là chủ tịch HĐQT) chấp nhận.

    HĐQT đã ngăn cản, gây khó dễ không cho cổ đông vào tham dự DĐCĐ ngày 28/5/2013.

Tại phiên tòa ông Thẳng trình bày:

   Luật không bắt buộc phải tổ chức ĐHĐCĐ thường niên trước rồi mới được tổ chức ĐHĐCĐ bất thường, chưa kể bà Len không hợp tác nên không có báo cáo tài chính, không thể họp ĐHĐCĐ thường niên. Cho nên vì lợi ích của công ty, HĐQT quyết định triệu tập ĐHĐCĐ bất thường.

   Ngày 17/5/2013, ngày 21/5/2013 HĐQT đã gửi thông báo mời họp kèm tài liệu liên quan tới các cổ đông qua đường bưu điện phát nhanh đảm bảo, đăng tải trên website của công ty và thông báo 3 lần liên tiếp trên báo Pháp luật, trong đó các cổ đông như bà Đông, ông Hải, bà Hiền đã nhận được; bà Len, bà Hằng, bà Liên từ chối không nhận nhưng có nắm được nội dung cuộc họp thể hiện tại kiến nghị bổ sung vào ngày 22/5/2013.

   HĐQT có nhận được hai kiến nghị của nhóm cổ đông: vào lúc 11h 25/5/2013, trong đó một bản có chữ kí, một bản không có chữ kí. HĐQT đã có mời những người có tên trên đến để giải quyết nhưng mọi người bác bỏ, nói ra ĐHĐCĐ giải quyết. Khi tiến hành ĐHĐCĐ, kiến nghị không được chấp nhận vì quá thời gian gửi và nội dung không phù hợp.

   Không có việc không cho cổ đông vào họp: có nhiều người không phải là cổ đông và một số người là cổ đông (không đăng kí kiểm tra tư cách cá nhân) gây rối chửi bới, xô đẩy bàn ghế để Ban tổ chức không làm việc được (có băng ghi hình) là tự tước bỏ quyền họp. Ai đủ điều kiện vẫn được vào dự họp bình thường và số lượng cổ đông chính thức tham dự chiếm 76.1% cổ phần.

[Nguồn: Bản án 79/2014/KDTM-PT ngày 16/05/2014 của tòa phúc thẩm Hà Nội]

Các vấn đề

Cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường

Thông báo mời họp ĐHĐCĐ

Yêu cầu bổ sung chương trình họp ĐHĐCĐ

Quyền kiểm soát diễn biến cuộc họp ĐHĐCĐ của HĐQT và Ban tổ chức

Bình luận

1. Cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường

ĐHĐCĐ được xác định là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty cổ phần. Theo đó, đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông phải ở trên lãnh thổ Việt Nam [khoản 1 điều 136 LDN].

Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Hội đồng quản trị, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính [khoản 2 điều 136 LDN].

Như vậy, theo qui định của LDN, họp thường niên là một nghĩa vụ đối với công ty. Trong khi đó, họp bất thường là một hoạt động mang tính tùy nghi. Nhìn từ góc độ quản trị công ty, không có cơ sở nào thể hiện rằng cuộc họp bất thường sẽ phải diễn ra sau hoặc phụ thuộc vào cuộc họp thường niên. Nếu nhìn từ góc độ quyền sở hữu, bản chất của việc họp ĐHĐCĐ đó là đang thực hiện quyền chủ sở hữu thông qua việc để các “đồng sở hữu của công ty” ra các quyết định liên quan đến các hoạt động của công ty. Cũng từ đó, các quyết định của các cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên hay bất thường giá trị pháp đều như nhau.

Khi công ty Hải Phòng không thực hiện việc họp thường niên trong thời hạn do pháp luật doanh nghiệp qui định, công ty này đứng trước rủi ro sẽ bị cơ quan nhà nước xử phạt vi phạm trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư[1]. Nhìn từ vụ việc này, một khi công ty Hải Phòng đáp ứng các yêu cầu của việc triệu tập ĐHĐCĐ bất thường thì có thể tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường, bất kể trước đó công ty có tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên hay không.

Do đó, việc các nguyên đơn cho rằng cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường ngày 28/05/2013 của công ty Hải Phòng không có giá trị pháp lý với lí do HĐQT không tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên mà thay vào đó là ĐHĐCĐ bất thường là hoàn toàn không có cơ sở.

2. Thông báo mời họp ĐHĐCĐ

2.1. Thời hạn

Theo qui định của LDN 2015, nhằm bảo đảm quyền lợi của cổ đông, bất kể là cuộc họp thường niên hay bất thường, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn [khoản 1 điều 139 LDN].

Cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường của công ty Thăng Long dự định tiến hành ngày 28/5/2013. Trong khi đó, ngày 25/4/2013 HĐQT công ty Thăng Long đã họp và ngay sau đó ra thông báo mời họp ĐHĐCĐ bất thường. Điều lệ của công ty này cũng không qui định một thời hạn khác dài hơn. Do đó, xét về khía cạnh thời hạn triệu tập, HĐQT của công ty đã tuân thủ đầy đủ các qui định của pháp luật hiện hành.

2.2. Phương thức triệu tập họp ĐHĐCĐ

Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông; đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty [khoản 2 điều 139 LDN].

Nội dung của thông báo mời họp phải bảo đảm các thông tin về tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp

Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

   Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

   Phiếu biểu quyết;

   Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.

Theo lời khai của các nguyên đơn tại tòa, HĐQT công ty Hải Phòng đã vi phạm qui định về triệu tập cuộc họp khi HĐQT không gửi thông báo và tài liệu họp cho phần lớn các cổ đông: chỉ một số cổ đông nhận được giấy mời họp và thông báo chung chung, bà Liên, bà Hằng không nhận được; bà Đông chỉ nhận được phong bì không của công ty; ông Hải, bà Hiền nhận được nhưng không có báo cáo tài chính.

Trong vụ việc này có một chi tiết quan trọng là các cổ đông (nguyên đơn) của công ty có văn bản kiến nghị bổ sung chương trình đại hội các kiến nghị: đề cử thành viên giám sát để dảm báo tính khách quan, miễn nhiệm chức vụ của các thành viên HĐQT gồm: ông Thẳng, ông Long và bà Mai; bỏ nội dung bầu bà Hải làm giám đốc.

Đồng thời, để đánh giá việc HĐQT của công ty Thăng Long có tuân thủ qui định của LDN về các loại tài liệu cần phải gởi cho cổ đông có thể xem xét từ hai nguồn:

Một là website của công ty.

Hai là từ thông báo mà công ty đăng trên báo Pháp luật.

Nhằm bảo đảm tính thuận tiện cho HĐQT cũng như giảm thiểu chi phí in ấn cho doanh nghiệp trong quá trình triệu tập họp ĐHĐCĐ, nhưng vẫn bảo đảm quyền lợi của các cổ đông, LDN hiện hành qui định trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 điều 139 có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu [khoản 4 điều 139 LDN].

Cho nên, nếu công ty đã đăng tải các tài liệu này trên website, đồng thời đã gởi thông báo mời họp, đồng thời cũng đã đăng trên báo Pháp luật ba số liên tiếp, điều này thể hiện tính cẩn trọng của HĐQT công ty. Đồng thời, qua đó, nó cũng đáp ứng tất cả các yêu cầu mà luật qui định về việc triệu tập cuộc họp.

3. Yêu cầu bổ sung chương trình họp ĐHĐCĐ

Về nguyên tắc Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải chuẩn bị chương trình, nội dung cuộc họp. Tuy vậy, luật cũng dành cho các cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.

Nội dung của kiến nghị phải bảo đảm các thông tin:

   Tên cổ đông, số lượng từng loại cổ phần của cổ đông

   Vấn đề kiến nghị đưa vào chương trình họp [khoản 2 điều 138 LDN]

Vào lúc 11h ngày 25/5/2013 các nguyên đơn đã làm đơn kiến nghị về việc bổ sung chương trình họp. Cuộc họp của ĐHĐCĐ dự định tiến hành vào ngày 28/5/2013. Như vậy, về mặt thời hạn thì kiến nghị của các nguyên đơn là đáp ứng yêu cầu của luật doanh nghiệp.

Xét về mặt nội dung kiến nghị: đề cử thành viên giám sát để dảm báo tính khách quan, miễn nhiệm chức vụ của các thành viên HĐQT gồm: ông Thẳng, ông Long và bà Mai; bỏ nội dung bầu bà Hải làm giám đốc. Các nội dung này đều hợp pháp vì nó đều thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Tuy vậy kiến nghị này đã mắc một khiếm khuyết: Đó là thông tin và chữ ký của các cổ đông không đầy đủ. Từ đó dẫn đến việc từ chối của HĐQT.

Theo qui định của luật doanh nghiệp, các thông tin về cổ đông là các thông tin mang tính bắt buộc. Khi cổ đông không đáp ứng yêu cầu này, có thể coi họ đã không đáp ứng yêu cầu về mặt thể thức cần có của kiến nghị. Cho nên, việc từ chối của HĐQT công ty là có cơ sở.

4. Quyền kiểm soát diễn biến cuộc họp ĐHĐCĐ của HĐQT và Ban tổ chức

Cuộc họp của ĐHĐCĐ phải bảo đảm thể thức mà pháp luật qui định. Theo đó, có hai giai đoạn cần lưu ý:

Thứ nhất: trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông [khoản 1 điều 142 LDN]

Thứ hai: khi đã khai mạt cuộc họp thì chủ tọa có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết và hợp lý để điều khiển cuộc họp một cách có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp [khoản 4 điều 142 LDN].

Như vậy, việc công ty thành lập ra bộ phận kiểm tra tư cách cổ đông là phù hợp với yêu cầu của luật doanh nghiệp. Như vậy, nếu trong trường hợp cổ đông đã xuất trình các giấy tờ chứng minh tư cách cổ đông hoặc giấy tờ ủy quyền hợp pháp thì công ty Hải Phòng bắt buộc phải để họ tham dự cuộc họp. Mọi hành vi cản trở đều là hành vi xâm phạm quyền lợi của cổ đông được qui định tại điều 114 của luật doanh nghiệp.

Tuy vậy, như thông tin ở trên có nhiều người không phải là cổ đông và một số người là cổ đông (không đăng kí kiểm tra tư cách cá nhân) gây rối chửi bới, xô đẩy bàn ghế để Ban tổ chức không làm việc được. Hành vi không hợp tác trong việc kiểm tra tư cách đại biểu, đồng nghĩa ban tổ chức về mặt lí thuyết không thể xác định được những người đến tham dự cuộc họp có phải là cổ đông và có quyền tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ hay không. Cho nên, hành vi từ chối của HĐQT trong trường hợp này là hoàn toàn có cơ sở.

Khuyến nghị

Việc phải đính kèm các trong thông báo mời họp ĐHĐCĐ là yêu cầu mang tính bắt buộc. Tuy vậy, các bên nhận của bưu cục trong trường hợp gởi các các thông báo mời họp bằng phương thức bảo đảm, trên thực tế lại không thể hiện được hết các loại giấy tờ này. Chính điều này, rất dễ dẫn đến những tranh chấp không đáng có. Với sự cởi mở của luật doanh nghiệp 2014, HĐQT có thể ngăn ngừa các tranh chấp dạng này thông qua việc đưa tất cả các tài liệu cùng thông báo mời họp lên website công ty. Thông báo mời họp gởi đến các cổ đông công ty trong trường hợp này chỉ đơn giản là việc đưa ra các thông tin về thời gian, địa điểm họp và giới thiệu cách thức truy cập và tải các tài liệu từ website công ty.

Tranh chấp được trích từ: TRANH CHẤP ĐIỂN HÌNH TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP  - PHẠM HOÀI HUẤN (CHỦ BIÊN) – VỤ VIỆC CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM HẢI PHÒN.

---

[1] Theo qui định tại khoản 1 điều 32, nghị định 155/2013/NĐ-CP về việc xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư, hành vi không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định, kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà không được Phòng kinh doanh cấp tỉnh gia hạn; sẽ có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Tuy vậy, lưu ý là đến thời điểm này, cùng với việc LDN 2005 hết hiệu lực thì nghị định này cũng không còn được áp dụng